Email Ist Tot! und Was Kommt Jetzt?

Text: Claudia Gabler
Fotos: DQ Solutions

Wie arbeiten wir in Zukunft zusammen? Wie sieht das Büro der Zukunft aus? Und wie können KMUs von der Digitalisierung profitieren? Die Pain Points der Digitalisierung in Pleasure Points zu verwandeln ist seine Mission. Auf jedes IT-Autsch hat er eine Antwort, die tatsächlich Lust auf mehr macht. Willkommen in der gar nicht so abgespacten Welt der Modern Workspaces von Dave Gleixner, Mitglied der Geschäftsleitung, inspirierender Leader und Collaboration Ambassador bei DQ Solutions aka Data Quest AG.

PAIN POINT NO. 1: IT-BUDGETS
Ladies Drive: Mit Digitalisierung allein ist noch kein Geld verdient – sie kostet erst mal. Wie kann man die Kosten für IT im Griff behalten, ohne den Anschluss zu verlieren?

Dave Gleixner: Dass IT in der KMU-Welt schmerzt, liegt daran, dass es Beschaffungsspitzen gibt. Man versucht, die Gerätschaften so lange wie möglich zu behalten, mit dem Effekt, dass sie gefühlt immer zu schnell alt werden. Die Mitarbeiter fordern eine neue IT, wohingegen der CFO sagt: „Die muss noch länger laufen.“ Da haben wir mit „IT as a service“ angesetzt. Damit haben auch KMUs die Möglichkeit, ihre IT zu mieten, statt zu kaufen – vom Laptop über Desktop, Wireless, Netzwerk, Drucker, Scanner, Software-Lizenzen, Back-Up-Services bis hin Firewall und anderem.
Wie ein Baukastensystem werden die einzelnen Elemente den Kundenbedürfnissen entsprechend zusammengesetzt und automatisch ausgetauscht bzw. erneuert. Für den Kunden bedeutet dies eine exakte Planbarkeit seiner ICT-Umgebung und eine hohe Flexibilität dank Skalierbarkeit – nach oben und nach unten.

Das klingt verlockend, da das Kerngeschäft der meisten KMUs ja gerade nicht die IT ist. Gibt es auch Nachteile?

Wenn man Computer und Umsysteme kauft und so lange laufen lässt, bis sie wirklich kaputt sind, kann IT as a service auf den ersten Blick teurer wirken. Auf drei Jahre abgeschrieben gerechnet, ist IT as a service aber sogar günstiger. Und man ist immer up to date, hat eine sehr hohe Sicherheit und muss sich um nichts kümmern, wenn man auf managed service oder (Teil-)Outsourcing setzt.

PAIN POINT NO. 2: SKLAVENTREIBER E-MAIL
Wie lässt sich die E-Mail-Flut kontrollieren?

E-Mail ist im Geschäftsleben Kommunikationsmittel Nummer eins, aber auch Pain Nummer eins. Das liegt an der ineffizienten Nutzung. Wenn mehrere Personen adressiert plus weitere in CC oder gar BCC gesetzt werden und jeder „reply to all“ macht, hat man eine Kumulation von 100 E-Mails innert kürzester Zeit. Wir haben bei uns im Betrieb errechnet, dass bei gewissen Mitarbeitern bis zu 70 Prozent der Mails CC-Müll sind. Wir stimmen mit dem „Harvard Business Review“ überein, wo es heisst: E-Mail ist tot. Bei uns wird die E-Mail als internes Kommunikationsmittel im Laufe des Jahres weitgehend abgeschafft. Wir setzen stattdessen auf „Collaboration“. Das ist die Verbindung zwischen Chat, wie man es von WhatsApp kennt, Video, wie man es von Facetime kennt, und dem Senden von Dateien, wie man es von der E-Mail kennt. Mit Collaboration verbinden wir die verschiedenen Kommunikationsplattformen zu einer. Wir mailen nur noch mit externen Kontakten wie Lieferanten, Partnern oder Kunden und konnten damit die Mailflut bereits um circa 60 Prozent reduzieren.

PAIN POINT NO. 3: INEFFIZIENTE MEETINGS
Wie lassen sich die Effizienz und Effektivität in Meetings erhöhen?

Das Schöne an Meetings ist, dass sich die Leute sehen und austauschen können. Was nicht so toll ist an Meetings, insbesondere an Regelmeetings: Sie sind meistens zu gross; nur ein bis zwei Personen senden, der Rest empfängt passiv. Das entspricht einem Streuverlust von 50 bis 80 Prozent. Wir glauben fest daran, dass mit intelligenter Collaboration Meetings schneller, flexibler und effizienter ablaufen. Zudem entfallen Reise- und Leerzeiten. Sich zu sehen ist das Wichtigste in einem Meeting, und darum muss das digitale Meeting mit Bild sein. Wir wissen, dass der Inhalt nur 10 Prozent unserer Aufmerksamkeit ausmacht, der Rest entfällt mit 60 Prozent auf das Visuelle und mit 30 Prozent auf Tonalität und Formulierung.

PAIN POINT NO. 4: MITARBEITER-WIDERSTAND
Die Welt um uns herum wird immer digitaler, die Arbeitsweise der Mitarbeiter trägt dem noch nicht überall Rechnung. Was kann man tun, damit Mitarbeiter ein Stück vom Glück in ihrer Arbeitsumgebung erleben können?

Das Schwierigste ist heute, Talente zu finden und zu halten. Der Anspruch an das Leben und die Arbeit der Generation X (1956–1979), der Millennials (1980–1993) sowie der Generation Z (1994– 2010) hat sich verändert. Die Finanzen kommen nicht mehr an erster Stelle, sondern die viel zitierte Work-Life-Balance: Wie viel Freizeit, wie viel Urlaub, wie viel Flexibilität bietet mir meine Firma? Eine moderne Arbeitsumgebung wird vorausgesetzt. In der Realität sind Mitarbeiter häufig zu Hause IT-technisch besser ausgestattet als in der Firma. Wenn der Arbeitsplatz sexy ist, hat man als Arbeitgeber schon viel gewonnen. Heute müssen wir nicht mehr ins Office, um zu arbeiten. Home Office Policies ermöglichen es, Familie mit Job zu verbinden. (Anm. d. Red.: Dave sitzt bei unserem Gespräch im Home Office. Während des Interviews huscht seine jüngste Tochter Eileen durch das Bild, schwingt sich in den Gymnastikseilen und spielt am Klavier. So menschlich ist IT heute!) Das Office wird zum Collaboration Space mit modernsten Arbeitsplätzen, Relax- und Rückzugszonen, Projekträumen, in welchen Mitarbeiter für einige Tage zusammen arbeiten können, bis sich das Team auflöst und neu formiert. All diese Themen treiben ein modernes Arbeitsklima – und brechen alte Strukturen auf.

PAIN POINT NO. 5: DIE LIEBE KULTUR
Apropos: Technologie lässt sich austauschen, das Mindset der Mitarbeiter nicht. Wann gehen Mitarbeiter gern mit auf die Reise in die Zukunft?

Ich kann aus Erfahrung von einem Merger mit diametraler Kultur sprechen. Wir haben die Menschen mit auf die Reise genommen, indem wir aufzeigen konnten, was wir vorhaben und warum. Änderungen kann man nicht erzwingen. Man muss sie erlebbar machen, Leute experimentieren lassen, sie begleiten, ausbilden, coachen und motivieren. Den Mitarbeitern in ihrer Arbeitsumgebung die optimalen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen ist ein Muss. Notorischen Nörglern kann man auch mit spielerischen und kreativen Elementen den Wind aus den Segeln nehmen. Wenn es auch dann nicht funktioniert, muss man Konsequenzen ziehen. Denn ganz wenige Leute können das Klima negativ beeinflussen.

Habt auch ihr ähnliche Erfahrungen gemacht? Wir offerieren allen Clubmitgliedern (League of Leading Ladies sowie Bargespräche-Club) aber auch unseren Abonnenten einen kostenlosen Workshop zum diesem Thema (Collaboration) und zwar im Wert von CHF 990.00 (inklusive Flying Dinner). Limitiert auf maximal 50 Plätze. Jetzt anmelden!

Mehr zu diesem Event unter folgendem Link:

https://www.dq-solutions.ch/kurse/details/135501/swiss-ladies-drive

Hintergrundinformationen:
DQ Solutions zählt seit 25 Jahren zu den führenden Fachhändlern und ICT- Dienstleistern und beschäftigt schweizweit 300 Mitarbeitende in 15 Geschäftsstellen. Der Brand DQ Solutions entstand aus Data Quest AG im letzten Jahr. Mit Business und Education berät und unterstützt Daves Team Unternehmen und Schulen bei Evaluation, Integration und Betrieb der Produkte. DQ Solutions setzt unternehmensweit auf neue Arbeitsformen und lebt die Kultur der Zusammenarbeit. Ein Grossteil der Mitarbeitenden hat keinen fixen Arbeitsplatz und kann je nach Funktion auch mobil oder von zu Hause aus arbeiten. Das Unternehmen setzt dazu auf Cisco Webex Teams in Verbindung mit Office 365 und hat damit sehr gute Erfahrungen gemacht. „Unsere Kunden können durch den richtigen Einsatz von Collaboration Tools erfolgreich wachsen – als Organisation und geografisch“, so Dave Gleixner.